秘書代行のメリットとデメリット

会社の運営に電話対応は欠かせませんが、電話対応のためにスタッフを雇うとなると人件費がかかる上に、 少人数で運営している場合などは電話対応のために作業がストップしてしまうことがあります。

それらの問題は秘書代行を利用すれば解決できますが、やはりデメリットも少なからずあります。
そこで今回は秘書代行を利用する前に知っておきたい、秘書代行のメリットとデメリットについて紹介します。

① 人件費削減と受信を取り逃さない
電話対応用にスタッフを雇うと最低でも1ヵ月10万円以上の人件費がかかりますが、秘書代行を利用すればかなりの金額を削減することができます。
また電話対応スタッフが1人しかいなかった場合、電話中やトイレ休憩・昼食休憩など、電話に出られない場面も出てきます。
しかし秘書代行を利用すれば、契約時間内は必ず電話に出られる体勢が整います。
そのため大切なお客様や取引先からの電話を取り逃さずに済むのです。

② 安心して自分の仕事に取り組める
会社にとって電話は取引の最初の入口になるため、そこでの対応の良し悪しがその後の成果に大きく関わってくるわけですが、秘書代行を利用すれば 丁寧な電話対応が可能になり、適切な連絡・報告が行われます。

また少人数のスタッフで運営している会社にとっては、電話対応の時間が他の業務の妨げとなってしまいますが、電話対応を秘書代行に任せることでその負担はなくなり、 各スタッフの仕事の効率を上げることが出来ます。

秘書代行は丁寧な電話対応は出来ますが、会社の詳しい状況や内情、電話の相手の詳細までを知っているわけではありません。

そのため電話をかけてくる相手が社員とかなり親しい間柄である場合や、クレームの電話だった場合などは対応不足になり、問題となってしまう可能性があります。

先ほど説明したような問題を起こさないためには、事前に詳しい打ち合わせをすることが大事です。

「秘書代行が知らないことを聞かれた場合はどうするか」「緊急の場合は先方に携帯電話の番号を教えるのか」などを前もって決めておけば、 イレギュラーが発生した場合でも丁寧な対応をすることができます。

ただし電話対応の内容次第で金額も変わってくるので、それを考慮した上で打ち合わせをする必要があります。
これらのメリット・デメリットを踏まえた上で効率良く秘書代行を利用してみてはいかがでしょうか。